Zeitmaschine Microblog

Ein klassischer E2.0 Anwendungsfall, der oft als Anforderung an E2.0 Applikationen gestellt wird, ist der neue Mitarbeiter im Unternehmen, der sich selbständig mit wenig Aufwand in seine neue Arbeitswelt reinfinden soll. Besonders wichtig wird die schnelle Integration von neuen Mitarbeiten bei Übernahme ganzer Abteilungen anderer Unternehmen und Mergern.

Erste Ansätze, es neuen Mitarbeitern leichter bei der Einarbeitung zu machen, waren die Ansätze nach ISO 9001, nach denen es für jeden Mitarbeiter ein Handbuch für den Arbeitsplatz gab, in dem er sich über Regeln, Prozesse und die Aufbauorganisation informieren konnte. Diese Ordner mußten regelmäßig (meist erst kurz vor einem Qualitätsaudit) angepaßt werden. Später wurde dies mindestens theoretisch durch zentrale Dateiablagen erleichtert. Meist hat man sich hier jedoch nur den aktuellen Stand ohne Historie angesehen, weil alles andere zu aufwändig gewesen wäre. Auch eine Auswahl nach Relevanz war nur schwer möglich.

Eine große Hürde besteht  für neue Mitarbeiter  aus meiner Sicht durch „Management by e-mail, durch das neuen Mitarbeitern alle Informationen aus Mails, die vor ihrem Arbeitsstart entstanden sind, verborgen sind. Wenn auch Präsentationen der Alteingesessenen nur als Mailanhänge auf deren Mailaccounts lagern, haben es neue Mitarbeiter schwer, schnell auf den erforderlichen Wissensstand zu kommen. Da hilft auch nicht das theoretische existierende Fileshare.

Durch Wikis wurde das Nachvollziehen zumindest der letzten Änderungen schon einfacher, da man sich entweder alte Seitenversionen ansehen konnte oder auch die „recently updated“ Liste der Projektwikis. Für den Blick in die Vergangenheit scheint mir jedoch auch hier die Usability Hürde noch recht hoch.

Einen großen Sprung für einen Einblick in die Vergangenheit bietet uns nun der Microblog einer Abteilung oder eines Projektes. Da es sich grundsätzlich um timelinebasierten Content handelt, sind auch alte Inhalte per einfacher Suche gleichberechtigt und im Zusammenhang auffindbar. Auf einen Blick kann ich hier sehen, wer sich zu einem Thema wie geäußert hat, kann die zeitlich nahe Diskussion zu diesem Thema nachverfolgen und herausfinden, wie sich Themen im Laufe der Zeit entwickelt haben.

Ein großer Vorteil zu allen anderen Tools ist hier der niederschwellige Charakter des Microblogs, bei dem auch völlig unfertige Ideen und spontanes dokumentiert wird. So kann eine Timeline entstehen, die mit einer Idee zu einem Produkt oder einer Problemlösung beginnt, dann diskutiert wird, sich wandelt, bei einem guten System sogar bewertbar ist und schließlich zu einem einvernehmlichen oder aber auch nur durchgesetzten Ergebnis führt.

Somit bekommt „der Neue“ nicht nur Informationen, wie sich Themen nach und nach gewandelt haben und welche Gegenargumente es vielleicht gab, sondern er lernt auch etwas über Stimmungen zu Themen, Abteilungen, Kollegen und andere weiche Informationen. Er weiß, wer den Ton angibt, wer Ideen einbringt, wer nur schwer (und wenn ja mit welchen Argumenten) zu überzeugen ist und vieles mehr.

Zwar kann der Kollege die Vergangenheit mit einem Microblog nicht beeinflussen, kommt aber sonst einer Zeitmaschine doch schon recht nahe, und das wäre dann ja eine wirkliche Killerapp, oder? 😉

Bild: Coniaric some rights reserved Quelle: www.piqs.de
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Published in: on 26. November 2010 at 17:15  Comments (4)  
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No Coffee and Cigarettes @EnterpriseMicroblog

Der Nutzen und der Kummunikationsmechanismus des Microblog im Unternehmen wird oft mit einer Kaffeeküche, dem Flurfunk oder der Raucherpause verglichen.

Coffee@CigarettesDann folgt meist das Nutzenargument, dass ein Microblog auch virtuell funktioniert und somit gerade in großen Unternehmen auch lokal verteilten Arbeitsgruppen eine Kaffeeküche mit ihrer wichtigen Kommunikation bietet. Diesen anschaulichen Vergleich unterstütze ich voll und nutze ihn selbst gerne. Aus meiner Sicht  wird hier jedoch ein wichtiger Aspekt der Kaffeeküche und der Raucherpause übersehen: Der Kaffee und die Zigaretten fehlen!

Wer würde  sich denn  in der Kaffeeküche noch zum Plausch treffen, wenn es dort keinen Kaffee gäbe? Wer würde sich gar in die Kälte vor die Tür stellen, wenn man dort nicht rauchen wollte? Auch der Raum des Netzwerkdruckers würde wohl ohne Drucker recht leer stehen und ohne Flurfunk auskommen müssen. Der Kommunikationsbedarf  ist also nicht der Beweggrund diese Orte aufzusuchen und die Kommunikation dort nur eine Begleiterscheinung.

Wenn nun in Unternehmen ein Microblog für eine Arbeitsgruppe installiert wird, wundert sich mancher, warum dieser entgegen der Ambitionen der Ersteller nicht wirklich zur lebhaften Tratschecke, zum Flurfunk, zum Kaffeegespräch wird. Ich denke mir, dass hier einfach der Kaffee fehlt und man somit nicht vom Effekt enttäuscht sein darf, sondern Kaffee bereitstellen muss, also irgendetwas, was mich im Alltag dazu bringt, diesen Kommunikationsort gerne aufzusuchen. Die Informationen werden trotzdem ausgetauscht, nur leider nicht für das ganze Team sichtbar. Unscheinbare Kleinigkeiten, werden über den einfachsten Weg kommuniziert, der sich bietet.  Dafür wird kein neuer Ort aufgesucht, sondern ein bestehender „mit genutzt“. Das ist in virtuellen Teams bisher zum Beispiel das Telefonat mit dem Kollegen zu einem Fachthema, in dem ich erwähne, dass ich mir gerade eine Pizza bestellt habe und morgen übrigens ganz früh mit dem Flieger nach Bonn muss. Leider erfährt ein anderer Kollege, der zur selben Zeit fliegt davon nichts  und ein produktives Treffen (z.B. bei einem Kaffee) sowie das Angebot, mich zum Flughafen mitzunehmen kommen nicht zustande. Virtuelle Teams sind hier noch immer benachteiligt.

Alle, die nun schon gespannt auf die Pointe dieses Artikels und das Patentrezept zur Beseitigung dieses Mangels sind, muss ich an dieser Stelle erst einmal enttäuschen: Ich habe keine Lösung, aber:

Dies ist ja ein Blogartikel, der Kommentare zuläßt und somit der Schwarmintelligenz der Leser eine Chance bietet, gemeinsam eine Lösung zu finden. Hat jemand eine Idee, was das Kaffeeangebot des Microblog werden könnte?

Bild: By matsukawa1971
Published in: on 4. Oktober 2010 at 11:44  Comments (2)  
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Outlook als Enterprise 2.0 Hürde?

Neulich habe ich versucht, einer Abteilung eines Unternehmens einen themenbasierten Microblog auf der Basis von Communote schmackhaft zu machen. Ich habe dem Team gezeigt, wie einfach es ist, in das Eingabefeld kurz den aktuellen Arbeitsstatus einzutragen. Ich habe Argumente wie „unfertiges wird öffentlich“, „wenig Aufwand, großer Nutzen“ oder „die Information erreicht auch Kollegen, die ich im Mailverteiler vergessen hätte“ und „Mehrere Stichwörter pro Artikel möglich“ angeführt und die erste Rückfrage war:

Werde ich per Mail informiert, wenn ein neuer Eintrag erfolgt?

Damit hatte ich nicht gerechnet und war so verblüfft, dass ich nicht passend reagieren konnte. Meine Redezeit war auch schon fast aufgebraucht. Diese Mitarbeiterreaktion verdeutlicht eine große Hürde bei der Einführung von Web2.0: Viele User arbeiten mit drei klassischen zentralen Anwendungen:

  • Outlook
  • Excel
  • Powerpoint

In meinem Umfeld ist nach meiner Wahrnehmung Outlook das Zentrum der Arbeitsorganisation, das die Arbeit zeitlich taktet und thematisch organisiert. Hier werden weit verzweigte Postfachstrukturen mit Themenaufteilungen gebildet und die tägliche Arbeit aus den eingehenden Mails getaktet. Dabei fällt mir auf, dass der Desktop außer zur freien Sammlung von Dateien, die man eben nicht unter meine Dateien ablegt, wenig zentrale Funktion hat, außer dort zu Arbeitsbeginn auf Outlook zu klicken, falls dies nicht gleich automatisch startet. Im Mobile Device Bereich wurde dafür eigens ein eigenes Gerät mit dem Namen Blackberry entwickelt. Dies zeigt, wie mailzentriert wir organisiert sind.

Und warum ist das nun eine Hürde? Weil die Arbeitsweise sich an den Möglichkeiten dieser Programme ausgerichtet hat. Diese sind in ihren Möglichkeiten beschränkt und haben somit auch unsere Arbeitsweise beschränkt, sind aber zur Gewohnheit geworden und eben diese sind für die meisten Menschen nur mit Energieaufwand änderbar.

Schade ist dabei, dass eine Umstellung der Arbeitsweise begleitet durch passende Tools einen enormen Gewinn für Mitarbeiter und Unternehmen mit sich bringen würde. Beispielsweise beschreibt Ernst Pöppel im aktuellen Lufthansa exclusive Magazin, dass durch die schnelle Taktung beispielsweise durch e-Mails Komplexität nicht mehr erfasst und Fehlentscheidungen getroffen werden. Außerdem handelt man nur noch reaktiv ohne dass Informationen noch im Gehirn abgelegt werden. Kreativität kann man dabei schon gar nicht mehr erwarten. Ein Ausweg wäre hier sicher die oft empfohlene Konzentration auf eine Aufgabe, also das konzentrierte Lesen von Nachrichten zu bestimmten Zeitpunkten am Tag und nicht im Moment des Eintreffens einer Nachricht (Microsoft zeigt mir das ja auch gerne sofort mittels Geräusch an), in dem ich dann eine andere Arbeit unterbreche.

Für dieses konzentrierte Einholen von Nachrichten kann ich mir eben gerade einen Microblog sehr gut vorstellen, in dem ich mir zu bestimmten Themen (Tags) am Vormittag und am späten Nachmittag Überblick über Themen verschaffe, die für mich aktuell hohe Relevanz besitzen. Dies schließt ja nicht aus, dass ein Absender durch einen Push Mechanismus zum Beispiel mittels einer direct Message den Empfänger direkt erreicht und von mir aus auf seinem Rechner auch ein Glöckchen läuten läßt. Die Fütterung des Microblogs mit meinen Inhalten erfolgt dagegen situativ also zu dem Zeitpunkt, an dem sie entstehen.

Ein Microblog kann die arbeitsorganisierende Nutzung des Outlook nicht ersetzen und wird somit wohl seine Wirkung erst entfalten können, wenn die Web2.0 Welt ein Angebot für einen zentralen Arbeitsplatz im Portfolio hat, das meine Arbeit zeitlich und thematisch sortiert. Hier kann ich bis auf noch unzureichend ausgereifte Ansätze á la Liferay die Lösung nicht entdecken. Aber dies wäre vielleicht einmal ein Thema für einen anderen Blogbeitrag.

Foto: 姒儿喵喵

Published in: on 5. April 2010 at 17:36  Comments (7)  
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