Outlook als Enterprise 2.0 Hürde?

Neulich habe ich versucht, einer Abteilung eines Unternehmens einen themenbasierten Microblog auf der Basis von Communote schmackhaft zu machen. Ich habe dem Team gezeigt, wie einfach es ist, in das Eingabefeld kurz den aktuellen Arbeitsstatus einzutragen. Ich habe Argumente wie „unfertiges wird öffentlich“, „wenig Aufwand, großer Nutzen“ oder „die Information erreicht auch Kollegen, die ich im Mailverteiler vergessen hätte“ und „Mehrere Stichwörter pro Artikel möglich“ angeführt und die erste Rückfrage war:

Werde ich per Mail informiert, wenn ein neuer Eintrag erfolgt?

Damit hatte ich nicht gerechnet und war so verblüfft, dass ich nicht passend reagieren konnte. Meine Redezeit war auch schon fast aufgebraucht. Diese Mitarbeiterreaktion verdeutlicht eine große Hürde bei der Einführung von Web2.0: Viele User arbeiten mit drei klassischen zentralen Anwendungen:

  • Outlook
  • Excel
  • Powerpoint

In meinem Umfeld ist nach meiner Wahrnehmung Outlook das Zentrum der Arbeitsorganisation, das die Arbeit zeitlich taktet und thematisch organisiert. Hier werden weit verzweigte Postfachstrukturen mit Themenaufteilungen gebildet und die tägliche Arbeit aus den eingehenden Mails getaktet. Dabei fällt mir auf, dass der Desktop außer zur freien Sammlung von Dateien, die man eben nicht unter meine Dateien ablegt, wenig zentrale Funktion hat, außer dort zu Arbeitsbeginn auf Outlook zu klicken, falls dies nicht gleich automatisch startet. Im Mobile Device Bereich wurde dafür eigens ein eigenes Gerät mit dem Namen Blackberry entwickelt. Dies zeigt, wie mailzentriert wir organisiert sind.

Und warum ist das nun eine Hürde? Weil die Arbeitsweise sich an den Möglichkeiten dieser Programme ausgerichtet hat. Diese sind in ihren Möglichkeiten beschränkt und haben somit auch unsere Arbeitsweise beschränkt, sind aber zur Gewohnheit geworden und eben diese sind für die meisten Menschen nur mit Energieaufwand änderbar.

Schade ist dabei, dass eine Umstellung der Arbeitsweise begleitet durch passende Tools einen enormen Gewinn für Mitarbeiter und Unternehmen mit sich bringen würde. Beispielsweise beschreibt Ernst Pöppel im aktuellen Lufthansa exclusive Magazin, dass durch die schnelle Taktung beispielsweise durch e-Mails Komplexität nicht mehr erfasst und Fehlentscheidungen getroffen werden. Außerdem handelt man nur noch reaktiv ohne dass Informationen noch im Gehirn abgelegt werden. Kreativität kann man dabei schon gar nicht mehr erwarten. Ein Ausweg wäre hier sicher die oft empfohlene Konzentration auf eine Aufgabe, also das konzentrierte Lesen von Nachrichten zu bestimmten Zeitpunkten am Tag und nicht im Moment des Eintreffens einer Nachricht (Microsoft zeigt mir das ja auch gerne sofort mittels Geräusch an), in dem ich dann eine andere Arbeit unterbreche.

Für dieses konzentrierte Einholen von Nachrichten kann ich mir eben gerade einen Microblog sehr gut vorstellen, in dem ich mir zu bestimmten Themen (Tags) am Vormittag und am späten Nachmittag Überblick über Themen verschaffe, die für mich aktuell hohe Relevanz besitzen. Dies schließt ja nicht aus, dass ein Absender durch einen Push Mechanismus zum Beispiel mittels einer direct Message den Empfänger direkt erreicht und von mir aus auf seinem Rechner auch ein Glöckchen läuten läßt. Die Fütterung des Microblogs mit meinen Inhalten erfolgt dagegen situativ also zu dem Zeitpunkt, an dem sie entstehen.

Ein Microblog kann die arbeitsorganisierende Nutzung des Outlook nicht ersetzen und wird somit wohl seine Wirkung erst entfalten können, wenn die Web2.0 Welt ein Angebot für einen zentralen Arbeitsplatz im Portfolio hat, das meine Arbeit zeitlich und thematisch sortiert. Hier kann ich bis auf noch unzureichend ausgereifte Ansätze á la Liferay die Lösung nicht entdecken. Aber dies wäre vielleicht einmal ein Thema für einen anderen Blogbeitrag.

Foto: 姒儿喵喵

Published in: on 5. April 2010 at 17:36  Comments (7)  
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