Outlook als Enterprise 2.0 Hürde?

Neulich habe ich versucht, einer Abteilung eines Unternehmens einen themenbasierten Microblog auf der Basis von Communote schmackhaft zu machen. Ich habe dem Team gezeigt, wie einfach es ist, in das Eingabefeld kurz den aktuellen Arbeitsstatus einzutragen. Ich habe Argumente wie „unfertiges wird öffentlich“, „wenig Aufwand, großer Nutzen“ oder „die Information erreicht auch Kollegen, die ich im Mailverteiler vergessen hätte“ und „Mehrere Stichwörter pro Artikel möglich“ angeführt und die erste Rückfrage war:

Werde ich per Mail informiert, wenn ein neuer Eintrag erfolgt?

Damit hatte ich nicht gerechnet und war so verblüfft, dass ich nicht passend reagieren konnte. Meine Redezeit war auch schon fast aufgebraucht. Diese Mitarbeiterreaktion verdeutlicht eine große Hürde bei der Einführung von Web2.0: Viele User arbeiten mit drei klassischen zentralen Anwendungen:

  • Outlook
  • Excel
  • Powerpoint

In meinem Umfeld ist nach meiner Wahrnehmung Outlook das Zentrum der Arbeitsorganisation, das die Arbeit zeitlich taktet und thematisch organisiert. Hier werden weit verzweigte Postfachstrukturen mit Themenaufteilungen gebildet und die tägliche Arbeit aus den eingehenden Mails getaktet. Dabei fällt mir auf, dass der Desktop außer zur freien Sammlung von Dateien, die man eben nicht unter meine Dateien ablegt, wenig zentrale Funktion hat, außer dort zu Arbeitsbeginn auf Outlook zu klicken, falls dies nicht gleich automatisch startet. Im Mobile Device Bereich wurde dafür eigens ein eigenes Gerät mit dem Namen Blackberry entwickelt. Dies zeigt, wie mailzentriert wir organisiert sind.

Und warum ist das nun eine Hürde? Weil die Arbeitsweise sich an den Möglichkeiten dieser Programme ausgerichtet hat. Diese sind in ihren Möglichkeiten beschränkt und haben somit auch unsere Arbeitsweise beschränkt, sind aber zur Gewohnheit geworden und eben diese sind für die meisten Menschen nur mit Energieaufwand änderbar.

Schade ist dabei, dass eine Umstellung der Arbeitsweise begleitet durch passende Tools einen enormen Gewinn für Mitarbeiter und Unternehmen mit sich bringen würde. Beispielsweise beschreibt Ernst Pöppel im aktuellen Lufthansa exclusive Magazin, dass durch die schnelle Taktung beispielsweise durch e-Mails Komplexität nicht mehr erfasst und Fehlentscheidungen getroffen werden. Außerdem handelt man nur noch reaktiv ohne dass Informationen noch im Gehirn abgelegt werden. Kreativität kann man dabei schon gar nicht mehr erwarten. Ein Ausweg wäre hier sicher die oft empfohlene Konzentration auf eine Aufgabe, also das konzentrierte Lesen von Nachrichten zu bestimmten Zeitpunkten am Tag und nicht im Moment des Eintreffens einer Nachricht (Microsoft zeigt mir das ja auch gerne sofort mittels Geräusch an), in dem ich dann eine andere Arbeit unterbreche.

Für dieses konzentrierte Einholen von Nachrichten kann ich mir eben gerade einen Microblog sehr gut vorstellen, in dem ich mir zu bestimmten Themen (Tags) am Vormittag und am späten Nachmittag Überblick über Themen verschaffe, die für mich aktuell hohe Relevanz besitzen. Dies schließt ja nicht aus, dass ein Absender durch einen Push Mechanismus zum Beispiel mittels einer direct Message den Empfänger direkt erreicht und von mir aus auf seinem Rechner auch ein Glöckchen läuten läßt. Die Fütterung des Microblogs mit meinen Inhalten erfolgt dagegen situativ also zu dem Zeitpunkt, an dem sie entstehen.

Ein Microblog kann die arbeitsorganisierende Nutzung des Outlook nicht ersetzen und wird somit wohl seine Wirkung erst entfalten können, wenn die Web2.0 Welt ein Angebot für einen zentralen Arbeitsplatz im Portfolio hat, das meine Arbeit zeitlich und thematisch sortiert. Hier kann ich bis auf noch unzureichend ausgereifte Ansätze á la Liferay die Lösung nicht entdecken. Aber dies wäre vielleicht einmal ein Thema für einen anderen Blogbeitrag.

Foto: 姒儿喵喵

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Published in: on 5. April 2010 at 17:36  Comments (7)  
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7 KommentareHinterlasse einen Kommentar

  1. […] wie im Blog 2Punkt0 im Artikel „Outlook als Enterprise 2.0 Hürde“ beschrieben, werden wohl sehr schnell der Vergangenheit angehören. Es wird in Zukunft nicht […]

  2. […] große Hürde besteht  für neue Mitarbeiter  aus meiner Sicht durch „Management by e-mail„, durch das neuen Mitarbeitern alle Informationen aus Mails, die vor ihrem Arbeitsstart […]

  3. Guter Beitrag. Die Diskussion für welche Art der Kommunikation Portale besser geeignet sind, als Kanäle, ist ja schon recht alt und geht auch weit vor das E20 zurück. Was eMail betrifft – ganz ohne Änderung von Nutzungspraktiken wird es im e20 auch nicht gehen.

  4. Yammer hat das Problem meiner Meinung nach elegant gelöst: Neue Nachrichten poppen mittels App kurz hoch und erscheinen dann dezent als rotes Icon rechts unten am Bildschirm. Morgens gibt es dann immer noch eine Zusammenfassung per Mail vom Tag davor.

    Mails abzuschaffen hat schon Google mit seiner Wave probiert. Das wird meiner Ansicht nach genauso wenig klappen, wie das papierlose Büro 😉

  5. […] Outlook als Enterprise 2.0 Hürde? Die Arbeitsweise der meisten PC-Nutzer wird laut Aussage von Dietmar Zipfel von drei wesentlichen Tools bestimmt: Outlook, Excel und Powerpoint (ich persönlich würde noch Word hinzunehmen, aber darum geht es ja nicht). Das Problem dabei – bzw. vor allem an Outlook – ist das in sich geschlossene Informationssystem, das ein punktuell konzentriertes Arbeiten durch den permanenten Eingang von Nachrichten stark erschwert, da diese im Normalfall sofort verwertet, geteilt und aktualisiert werden wollen, was wiederum unzählige Ressorcen innerhalb eines Unternehmens/der eigenen Produktivität bindet. Seine Idee eines nach Tags sortierenden Systems (etwa auf Microblog-Basis), das man gebündelt zum Abruf der neuesten Infos ansteuert, ohne ungewollt aus dem eigenen Arbeitsrhythmus gerissen zu werden, klingt dabei nicht uninteressant und käme mir persönlich wohl sehr entgegen. Wie Zipfel schon schreibt, leidet die Kreativität ungemein, wenn man – der eigenen Neugier geschuldet – jede eingehende Mail sofort gegencheckt. […]

  6. Wie wäre es dann mit einer Anzeige als Widget oder in der Taskleiste o.ä., dass zu einem bestimmten Thema neue Nachrichten vorliegen? Dabei sollte allerdings nicht (wie Outlook es aktuell macht) der Inhalt angerissen werden, da dies zum Sofortlesen verleitet.

    Vielleicht sollte die Anzahl der neuen Nachrichten zu meinen beobachteten Themen im Enterprise Umfeld auch erst auf Anforderung, z.B. bei Klick auf das „News“ Icon erscheinen, um mich vorher nicht vom konzentrierten arbeiten abzulenken.

    Ideal wäre natürlich, sich auch für andere Informationskanäle individuell einen Desktop zusammenstellen zu können und dann bei Bedarf die aktuellen Microblogs, RSS Feeds, Wiki etc. Artikel zu einem bestimmten Thema auflisten zu können.

    Da wären wir aber wieder bei den ledier bisher noch unreif gelösten individuell einrichtbaren Dashboards mit Web1.0 und Web2.0 Inhalt plus Clientanwendungen.

  7. Soweit man das aus Perspektive der Propagierung eines Micro Blogs heraus betrachtet, ist die Frage natürlich ernüchternd. Aber genauso schnell fällt auf, dass es ja nicht ein einzelnes Micro Blog geben muss, aus dem man Infos ziehen will. In vielen Unternehmen ist IE6 im Einsatz, der das Offenhalten von multiplen Seiten kaum handhabbar macht. Ob Browser das geeignet Instrument sind, wird sicher auch Anwender individuell unterschiedlcih beurteilt. Insofern ist die Frage nach einer Benachrichtigung vielleicht auch nur die Frage nach einer Aggregationslösung, verbunden mit unzureichender Kenntnis der Möglichkeiten. Scheint also auch ein bisschen Henne/Ei Issue zu sein, welches vor die Vermeidung von „ungeeigneten“ Mitteln, wie PP für Protokolle und OL für Informationaggregation (…) die Schaffung oder zumindest die Information über geeignetere Alternativen setzt.
    .. und ich werde jetzt die beiden Checkboxen ankreuzen, die die Emailbenachrichtigung über den Thread aktivieren.


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